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Política de privacidad para trabajadores de una empresa
Documento informativo que la empresa entrega a su plantilla para cumplir el deber de información del RGPD sobre el tratamiento de sus datos personales: finalidades, bases jurídicas, destinatarios, plazos de conservación, controles laborales y derechos.
- 1Elige el modelo
- 2Rellena el cuestionario
- 3Descarga en Word y PDF
- 4Si lo necesitas, consulta a un abogado
Normativa en la que se basa esta plantilla
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), arts. 6, 9, 13, 15 a 22 y 88
- Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), arts. 11, 22 y 87 a 91
- Estatuto de los Trabajadores (RDLeg. 2/2015), arts. 20.3, 20 bis y 34.9
- Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, art. 22
- Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas
¿Qué es la política de privacidad para trabajadores?
Es el documento con el que la empresa cumple su deber de informar a la plantilla sobre cómo trata sus datos personales (art. 13 RGPD): quién los trata, para qué, con qué base jurídica, a quién se comunican, cuánto tiempo se conservan y qué derechos tienen. Se entrega al incorporarse y cuando cambian los tratamientos.
¿Hace falta el consentimiento de la plantilla?
No para la gestión ordinaria de la relación laboral: la base jurídica es el contrato de trabajo y las obligaciones legales. El consentimiento solo se usa para tratamientos voluntarios (por ejemplo, publicar fotografías en redes) y debe recogerse por separado, porque en el ámbito laboral rara vez es libre.
¿Qué debe incluir?
- Identidad y contacto del responsable y, en su caso, del DPD.
- Datos tratados, finalidades y bases jurídicas.
- Controles laborales: registro de jornada, dispositivos digitales, videovigilancia, geolocalización.
- Destinatarios y transferencias internacionales.
- Plazos de conservación y derechos.
- Deber de confidencialidad de la persona trabajadora.
¿Qué controles exigen requisitos especiales?
- Dispositivos digitales: criterios de uso fijados con participación de la representación legal (art. 87 LOPDGDD).
- Desconexión digital: política interna previa audiencia de la representación (art. 88 LOPDGDD).
- Videovigilancia: información previa y carteles; nunca en zonas de descanso o aseos (art. 89).
- Geolocalización: información previa, expresa, clara e inequívoca (art. 90).
¿Qué hay que hacer después?
- Entregarla a cada persona trabajadora y conservar el acuse de recibo.
- Informar a la representación legal de las personas trabajadoras de los controles.
- Mantener actualizado el registro de actividades de tratamiento y firmar los contratos de encargo con gestorías y proveedores.
- Revisarla cuando se incorporen nuevas herramientas o controles.
Derecho aplicable
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), especialmente arts. 13 y 88.
- Ley Orgánica 3/2018, arts. 87 a 91 (derechos digitales en el ámbito laboral).
- Estatuto de los Trabajadores, arts. 20.3, 20 bis y 34.9.
- Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, art. 22.
- Ley 2/2023 (canal interno de información).
Ayuda de un abogado
Si tienes dudas o tu caso tiene particularidades, puedes pedir que un abogado revise el documento o te asesore en el trámite. Al terminar de rellenar el modelo se te ofrecerá esta opción (desde 150 €, según la complejidad).
¿Cómo modificar el modelo?
Rellenas un cuestionario y el documento se va redactando ante tus ojos en función de tus respuestas. Al terminar lo descargas en Word y PDF, y puedes modificarlo y volver a utilizarlo cuantas veces quieras.
País: España
Otros modelos: Recursos humanos
- Acuerdo transaccional laboral
- Amonestación por escrito a un trabajador
- Anexo al contrato de trabajo: pacto de no competencia
- Carta de comunicación de traslado de centro de trabajo a un trabajador
- Carta de desistimiento del contrato de trabajo de un alto directivo
- Carta de despido de trabajador por cierre de empresa
- Carta de despido disciplinario
- Carta de despido objetivo
- Carta de extinción del contrato por jubilación, incapacidad o muerte del empleador
- Carta de inicio de periodo de consultas para el traslado de centro de trabajo de los trabajadores
- Carta de preaviso de la extinción de un contrato de sustitución
- Certificado laboral / de empresa
- Comunicación al empleado de la extinción de su contrato por no superar el periodo de prueba
- Comunicación de cambio de funciones del trabajador
- Comunicación de fin del plazo máximo de duración del contrato formativo (práctica profesional o formación en alternancia)
- Comunicación de inicio de ERE por causas objetivas
- Comunicación de inicio de ERE por cierre de empresa
- Comunicación de inicio de periodo de consultas por modificación sustancial de las condiciones de trabajo
- Comunicación de la extinción del contrato de trabajo por incapacidad permanente
- Comunicación de la modificación sustancial de las condiciones de trabajo