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Propiedad intelectual y tecnología

Contrato de acceso a datos personales por cuenta de terceros (encargado del tratamiento)

Contrato que exige el RGPD cuando una empresa o profesional (encargado) trata datos personales por cuenta de otra (responsable) para prestarle un servicio: gestoría, informática, nube, marketing, nóminas, call center… Regula las instrucciones, la seguridad, los subencargados y el destino de los datos al terminar.

Última revisión23/10/2026Versión1.0FormatosWord y PDFTamaño3 a 5 páginas
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    Normativa en la que se basa esta plantilla
    • Reglamento (UE) 2016/679, general de protección de datos (RGPD), arts. 4.8, 28, 29, 32, 33 y 44 a 49
    • Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD)
    • Código Civil, arts. 1254 a 1258

    ¿Qué es un contrato de encargado del tratamiento?

    Es el contrato que deben firmar una empresa o profesional que tiene datos personales (responsable) y el proveedor que accede a ellos para prestarle un servicio (encargado): la gestoría que hace las nóminas, el informático, el proveedor de la nube, la empresa de marketing, el call center…

    El encargado no puede usar los datos para nada distinto del servicio: si lo hace, pasa a ser responsable y responde por ello.

    ¿Qué debe incluir obligatoriamente?

    El artículo 28.3 del RGPD exige que conste:

    • El objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento.
    • Los tipos de datos y las categorías de interesados.
    • Las obligaciones y derechos del responsable.
    • Las obligaciones del encargado: seguir instrucciones, confidencialidad, seguridad, subencargados, ayuda con los derechos y las brechas, devolución o supresión de los datos y auditorías.

    ¿Cuándo hace falta y cuándo no?

    Hace falta siempre que el proveedor trate datos por cuenta del cliente (los guarde, consulte, modifique o procese). No hace falta cuando el acceso es solo accidental (limpieza, mantenimiento de edificios), en cuyo caso basta un compromiso de confidencialidad. Tampoco es este contrato cuando el destinatario decide por sí mismo para qué usa los datos: entonces hay una cesión entre responsables.

    ¿Quién puede firmarlo?

    Los representantes legales del responsable y del encargado. Puede ser un documento independiente o un anexo del contrato de servicios. También vale en formato electrónico.

    ¿Qué hay que hacer después de firmar?

    • Anotar el encargo en el registro de actividades de tratamiento.
    • Dar al encargado instrucciones por escrito y revisar periódicamente su cumplimiento.
    • Si hay transferencias internacionales, adjuntar las cláusulas contractuales tipo u otras garantías.
    • Al terminar, exigir el certificado de devolución o supresión.

    Derecho aplicable

    Reglamento General de Protección de Datos (arts. 28, 29, 32 y 33; capítulo V para transferencias internacionales) y Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

    Ayuda de un abogado

    Si tienes dudas o tu caso tiene particularidades, puedes pedir que un abogado revise el documento o te asesore en el trámite. Al terminar de rellenar el modelo se te ofrecerá esta opción (desde 150 €, según la complejidad).

    ¿Cómo modificar el modelo?

    Rellenas un cuestionario y el documento se va redactando ante tus ojos en función de tus respuestas. Al terminar lo descargas en Word y PDF, y puedes modificarlo y volver a utilizarlo cuantas veces quieras.

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